Política de Protección de Datos

1. OBJETIVO

Dar cumplimiento al  deber legal y reglamentario, encaminado a hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal de todos los ciudadanos de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377/2013 y demas normas concordantes, estableciendo instrumentos y controles para dar un tratamiento adecuado a la información que administrar.

2. ALCANCE

 La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por ACCYTEC CAPITULO CALI, cada una individualmente considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

3. OBJETIVO CORPORATIVO RELACIONADO

Proveedores: Asociados, Contactos de interés, Proveedores, Colaboradores

4. RESPONSABILIDADES

DENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ACCYTEC CAPITULO CALI.  con domicilio Principal en la Cra. 24C oeste # 6-196 Int. 201B U.R. Andalucia, en Cali (Valle) - Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 805.003.959-1. El Representante Legal de ACCYTEC CAPITULO CALI. es el  responsable del tratamiento de las Bases de Datos personales de ACCYTEC CAPITULO CALI.

Presidente: Yazmin Lozano Díaz
Dirección: Carrera 24C Oeste # 6-196
Teléfono: 5511776 ext 107
Correo eletrónico: [email protected]

Los datos personales podrán suministrarse a través de los diferentes puntos de recolección y captura de dicha información:  Canales de atención, Línea telefónica: 3061783. Celular: 3164838484, Correo electrónico:[email protected], página web: www.ACCYTEC CAPITULO CALI.com

5. DEFINICIONES

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, la cual incluye datos como: Nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y numero de documento de identidad, sexo, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, estado civil, entre otros.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:  Persona natural o juridíca,pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o juridica, pública o privada que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
• REVELACION: Suministrar informacion requerida por entidades vinculadas y aliadas a las entidades judiciales o administrativas del Estado que en el ejercicio de las funciones soliciten esta información.
• PUNTOS DE RECOLECCION: Es el sitio donde se tiene estipulado la recolección y captura de la información y el almacenacmiento de la misma.
• CANALES PARA EJERCER DERECHOS: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben  prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su informacion, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
• FORMAS DE TRATAMIENTO: Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los arhivos cuya informacion se encuentra organizada y almacenada de manera fisica y bases de datos  automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

6. DESARROLLO

6.1. FINALIDAD  DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de ACCYTEC CAPITULO CALI con las siguientes finalidades:

Bases de Tratamiento de Datos  Contactos de interés

• Comunicar a traves de cualquier canal destinado para tal propósito información sobre talleres, conferencias, diplomados, congresos de la industria cosmética y cuidado del hogar, comercial o promocional sobre los  eventos y/o promociones, de los eventos academicos y de  tipo comercial.
• Brindar informacion en general sobre todas las actividades académicas y de servicio de ACCYTEC CAPITULO CALI.

Bases de Tratamiento de Datos  Proveedores

• Solicitud de información de los productos ofertados y de interes para nuestra Asociacion.
• Enviar orden de Compra de productos  y Solicitudes de Servicio.
• Envio de quejas y reclamos sobre los productos o servicios recibidos.
• Resultados de evaluación y revaluación de proveedores.

Bases de Tratamiento de Datos  Empleados

• Realizar contratos de trabajo y vinculacion a la seguridad social, solicitudes de servicio financieros, de salud y medicina laboral.
• Para el otorgamiento de Licencias de ley, permisos especiales, definidos por la organización.
• Para trámites legales y financieros ante entidades externas
• Otorgar referencias laborales

Si el titular de los datos personales no autoriza la recolección y tratamientos de los datos personales, estos no serán utilizados para temas comerciales, solo se serán utilizados en los casos de cumplimiento a requerimientos fiscales o judiciales, tales como facturas de compra, facturas de venta u otros.

La fecha de emisión de esta política de tratamientos de datos será a partir de la fecha de emisión de este documento y su período de vigencia es hasta el término de duración estatutariamente establecido para ACCYTEC CAPÍTULO CALI.

La autorización para el tratamiento de los datos personales en ACCYTEC CAPÍTULO CALI,  debe ser diligenciada en los Formatos de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, asi:  formato No. 001-2017.

Cuando el contacto se realice de forma telefónica o a través de la página web, se emitirá un mensaje automático  electrónico donde se le informará que  hemos recibido la Autorización del tratamiento de datos personales por este canal. Cuya confirmación se realizará a través del formato No. 004- 2017. 

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Datos Personales se realizará oportunamente a los titulares de los datos personales a través de correos electrónicos y estará disponible en la pagina web de ACCYTEC CAPÍTULO CALI.

6.2. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales reconocen que el suministro de la información se realiza de manera voluntaria, teniendo encuenta las caracteristícas habilitadas para tal propósito y las facultades de uso por parte de ACCYTEC CAPÍTULO CALI, así mismo los titulares de los datos tienen derecho a:

1. Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
3. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
4. Solicitar la supresión de datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
5. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
6. Identificar al Responsable del Tratamiento de Datos en ACCYTEC CAPÍTULO CALI que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
7. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012

En el caso que se requiera ejercer algún derecho al tratamiento de datos personales,  lo debe hacer a través de los siguientes canales:

En la Principal

Dirección: Cra 24C oeste # 6-196 Int. 201B - U.R. Andalucía
Ciudad: Santiago de Cali- Valle
Teléfonos: 306 17 83- 316 483 8484
Correo Electrónico: [email protected]

6.3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Con el fin de dar cumplimiento al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, ACCYTEC CAPÍTULO CALI, almacenará y tratará la información suministrada por los titulares de manera segura y por lo tanto tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra perdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento. Igualmente el tratamiento de datos personales podrá ser realizado por contratista y/o proveedores de servicios que de cualquier manera puedan tener acceso a los datos personales consignados en las bases de datos de ACCYTEC CAPÍTULO CALI en razón de algún encargo especial, se encuentran obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha información como confidencial y no podran tratar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente por ACCYTEC CAPÍTULO CALI.

El acceso a la información física y en bases de datos se encuentra restringido, y solo puede ser consultado por las personas que se encuentran autorizadas para tal fin.

Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

6.4. FORMAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Una vez suministrados los datos personales, de manera voluntaria y libre,  a través de los canales destinados para tal fin,  estos son almacenados en la base de datos y/o fisicamente.

Las bases de datos se encuentra almacenas en nuestros servidores, los cuales se encuentran protegidos y se cuentan con copias de seguridad.

Asi mismo la información de Datos Personales suministrada de manera física, se encuentra almacenada de manera segura, bajo custodia  de los encargados del tratamiento de datos personales.

6.5. REVELACION DE LA INFORMACIÓN

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que  ACCYTEC CAPÍTULO CALI, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresa.

6.6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.7. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por el Gerente. Asi mismo ACCYTEC CAPÍTULO CALI se reserva el derecho a, modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda Modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

6.8. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los siguientes canales de Atención al Cliente dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley .

En la Principal

Dirección: Cra 24C oeste # 6-196 Int. 201B - U.R. Andalucía
Ciudad: Santiago de Cali- Valle

Teléfonos: 306 17 83- 316 483 8484
Correo Electrónico: [email protected]

Elaborado por: Orlando Caballero | Cargo: Vocal- Junta Directiva
Revisado por: Dora Ma. Martínez | Cargo: Revisora Fiscal
Aprobado por: Yazmin Lozano Diaz | Cargo: Presidente - Representante Legal
Fecha: 2017-06-27